任何會晤都是在一定氣氛下進行的。洽談氣氛和諧與否，直接影響著整個洽談的進程和結局。為了創造一種輕松、誠摯、友好、合作的氣氛，會晤人員應注意如下幾點。
抓住洽談開始的瞬間。良好的氣氛往往是在洽談開始的瞬間形成的，因此雙方人員應以友好的態度出現在對方面前，特別是作為東道主的一方應先行到達談判室，并在門口迎候客人。
① 雙方人員見面，先要互相介紹。介紹與自我介紹要大方得體，遵守禮儀規則。介紹時要落落大方，介紹完畢要互相握手致禮。若有名片，應主動遞上并微微點頭，以顯示彬彬有禮的風度，也為以后的聯系合作提供方便。如進行自我介紹，應吐詞清楚，適當提高嗓音，目光要注視對方，以示對對方的尊重，切忌邊自我介紹邊東張西望，使人感到態度冷淡，有失禮貌。如果對方是外商，則要依各國文化、禮節的不同決定介紹、握手的方式。② 注意談吐舉止。洽談人員的談吐要輕松自如，舉止要文雅大方，謙虛有禮，分寸得當，不可拘謹慌張。見面后可略事寒暄，進入正題之前，宜談些輕松的非業務性的中性話題，如旅途經歷、季節氣候、文體表演、各自愛好或以往合作經歷等，但開頭的寒暄不宜過長，以免沖淡洽談氣氛。③ 儀表是洽談人員的廣告，應適當注意服裝整潔挺括，端莊高雅，神情飽滿，給人以良好的第一印象。
自然進入洽談正題。進入洽談正題是雙方所期待的。最適宜的方式是以輕松、自然的語氣先談談雙方容易達成一致意見的話題。如“咱們先把今天洽談的程序確定下來，您看如何？”這種問話既能體現尊重對方、表示愿以平等態度商討問題的誠意，同時也最容易得到對方的肯定答復，有助于創造一種一致的氣氛。在這種心平氣和、協商一致的氛圍下，然后分別陳述己方對有關問題的看法和基本原則。但這種陳述應簡明扼要，重點突出，準確而有彈性。讓對方感到你的坦率和真誠。這種陳述措詞要得體，語調、語速要適中，既表明自己的意圖和要求，又不引起對方的反感和不安。對方陳述時，要認真傾聽，這種傾聽，是“耳到、眼到、心到、腦到”綜合效應的聽，并注意記錄和分析，不能漫不經心，左顧右盼。須知，認真傾聽不僅是對對方的尊重，而且可以從對方那些似乎無意的話語中發現對方隱蔽的動機和心理活動。所以老練的談判者一坐到談判桌前，就注意傾聽對方的陳述，留心其措詞，琢磨其語言的內涵。同時，這還能給對方造成一種心情愉快、樂于繼續講述的氣氛。
責編:陳瑋
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