在公務(wù)交往活動中，雙方經(jīng)過洽談、討論，就某項重大問題意見、重要交易或合作項目達成一致，就需要把談判成果和共識，用準確、規(guī)范、符合法律要求的格式和文字記載下來，經(jīng)雙方簽字蓋章形成具有法律約束力的文件。圍繞這一過程，一般都要舉行簽約儀式。
簽約儀式中的禮儀應(yīng)注意：
一、 簽約儀式的準備
簽約儀式是由雙方正式代表在有關(guān)協(xié)議或合同上簽字并產(chǎn)生法律效力，體現(xiàn)雙方誠意和共祝合作成功的莊嚴而隆重的儀式。因此，主辦方要做好充分的準備工作。
（一）確定參加儀式的人員
根據(jù)簽約文件的性質(zhì)和內(nèi)容，安排參加簽約儀式的人員。參加簽約儀式的人員有的涉及到國家部委，有的涉及到地方政府，也有的涉及到對方國家，因此要作相應(yīng)的安排，原則上是強調(diào)對等。人員數(shù)量上也應(yīng)大體相當。一般來說，雙方參加洽談的人員均應(yīng)在場。客方應(yīng)提前與主辦方協(xié)商自己出席簽約儀式的人員，以便主辦方作相應(yīng)的安排。具體簽字人，在地位和級別上應(yīng)要求對等。
（二）作好協(xié)議文本的準備
簽約之“約”事關(guān)重大，一旦簽訂即具有法律效力。所以，待簽的文本應(yīng)由雙方與相關(guān)部門指定專人，分工合作完成好文本的定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂等工作。除了核對談判內(nèi)容與文本的一致性以外，還要核對各種批件、附件、證明等是否完整準確、真實有效以及譯本副本是否與樣本正本相符。如有爭議或處理不當，應(yīng)在簽約儀式前，通過再次談判以達到雙方諒解和滿意方可確定。作為主辦方，應(yīng)為文本的準備過程提供周到的服務(wù)和方便的條件。
（三）落實簽約儀式的場所
落實舉行儀式的場所，應(yīng)視參加簽約儀式人員的身份和級別、參加儀式人員的多少和所簽文件的重要程度等諸多因素來確定。著名賓館、飯店，政府會議室、會客廳都可以選擇。既可以大張旗鼓地宣傳，邀請媒體參加，也可以選擇僻靜場所進行。無論怎樣選擇，都應(yīng)是雙方協(xié)商的結(jié)果。任何一方自行決定后再通知另一方，都屬失禮的行為。
（四）簽約儀式現(xiàn)場的布置
現(xiàn)場布置的總原則是莊重、整潔、清靜。我國常見的布置為：在簽約現(xiàn)場的廳(室)內(nèi)，設(shè)一加長型條桌，桌面上覆蓋著深冷色臺布(應(yīng)考慮雙方的顏色禁忌)，桌后只放兩張椅子，供雙方簽約人簽字時用。禮儀規(guī)范為客方席位在右，主方席位在左。桌上放好雙方待簽的文本，上端分別置有簽字用具(簽字筆、吸墨器等)。如果是涉外簽約，在簽字桌的中間擺一國旗架，分別掛上雙方國旗，注意不要放錯方向。如果是國內(nèi)地區(qū)、單位之間的簽約，也可在簽字桌的兩端擺上寫有地區(qū)、單位名稱的席位牌。簽字桌后應(yīng)有一定空間供參加儀式的雙方人員站立，背墻上方可掛上“××(項目)簽字儀式”字樣的條幅。簽字桌的前方應(yīng)開闊、敞亮，如請媒體記者應(yīng)留有空間，配好燈光。
二、簽約儀式的程序
簽約儀式有一套嚴格的程序，大體由以下步驟構(gòu)成。
(1)參加簽約儀式的雙方代表及特約嘉賓按時步入簽字儀式現(xiàn)場；
(2)簽約者在簽約臺前入座，其他人員分主、客各站一邊，按其身份自里向外依次由高到低，列隊于各自簽約者的座位之后；
(3)雙方助簽人員分別站立在自己簽約者的外側(cè)；
(4)簽約儀式開始后，助簽人員翻開文本，指明具體的簽字處，由簽字人簽上自己的姓名，并由助簽人員將己方簽了字的文本遞交給對方助簽人員，交換對方的文本再簽字；
(5)雙方保存的協(xié)議文本都簽好字以后，由雙方的簽字人自己鄭重地相互交換文本，同時握手致意、祝賀，雙方站立人員同時鼓掌；
(6)協(xié)議文本交換后，服務(wù)人員用托盤端上香檳酒，雙方簽約人員舉杯同慶，以增添合作愉快氣氛；
(7)簽約儀式結(jié)束后，雙方可共同接受媒體采訪。退場時，可安排客方人員先走，主方送客后自己再離開。
三、簽約儀式的禮儀
談判不成當然無須簽約，簽約是洽談結(jié)出的碩果。簽約儀式上，雙方氣氛顯得輕松和諧，也沒有了洽談時的警覺和自律，但簽約儀式禮儀仍不可大意。
(1)注意服飾整潔、挺括。參加簽約儀式，應(yīng)穿正式服裝，莊重大方，切不可隨意著裝。這反映了簽約一方對簽約的整體態(tài)度和對對方的尊重。
(2)簽約者的身份和職位雙方應(yīng)對等，過高或過低都會造成不必要的誤會。其他人員在站立的位置和排序上也應(yīng)有講究，不可自以為是。在整個簽約完成之前，參加儀式的雙方人員都應(yīng)平和地微笑著直立站好，不宜互相走動談話。
(3)簽字應(yīng)遵守“輪換制”的國際慣例。也就是，簽字者應(yīng)先在自己一方保存的文本左邊首位處簽字，然后再交換文本，在對方保存的文本上簽字。這樣可使雙方都有一次機會首位簽字。在對方文本上簽字后，應(yīng)自己與對方簽字者互換文本，而不是由助簽者代辦。
(4)最后，雙方舉杯共飲香檳酒時，也不能大聲喧嘩叫喊。碰杯要輕，而后高舉示意，淺抿一口即可，舉止要文雅有風(fēng)度。
責(zé)編：林長春
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